内部統制システム

当社は、取締役の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制その他会社の業務並びに当該会社およびその子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するために必要な体制(いわゆる「内部統制システム」)について、その基本方針を平成28年6月29日の取締役会で変更(一部追加・修正)することを決議し、以下のとおりといたしました。

1.取締役・使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

①当社グループの全ての役職員が遵守すべき基本的な内部規範として「日本ピグメントグループ行動規範」を定めるとともに、「コンプライアンスの基本方針」を定め、コンプライアンスの徹底に努める。

②当社は、社長を委員長とするコンプライアンス委員会を設置し、当社グループのコンプライアンス制度を統括させると共に、法務コンプライアンス統括室を設置し、内部統制体制のモニタリング及びコンプライアンス体制の推進を図る。社長は、コンプライアンス管理の実施状況について取締役会に報告を行う。

③当社グループにおける法令・諸規則及び諸規程に反する行為等を早期に発見し是正することを目的とし、内部通報制度を設ける。

④当社は、社会の秩序や企業の健全な活動に脅威を与える反社会的勢力に対し、毅然とした姿勢で組織的に取り組み、不当要求事案等が発生した場合は警察等関連機関とも連携して対処する。

2.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

取締役の職務執行に係る情報については、当社の社内規程に従い、その保存媒体に応じ遺漏なきよう十分な注意をもって保存・管理を行う。取締役は、文書管理規程により、常時、これらの文書等を閲覧できるものとする。

3.損失の危険の管理に関する規程その他の体制

当社グループのコンプライアンス、環境、災害、品質、情報セキュリティ等に係るリスクについては、各担当部署にて、規則・ガイドラインの制定、研修の実施、マニュアルの作成・配布等を行うものとし、組織横断的リスクの状況の監視および全社的対応は、リスク管理規程、災害対策規程に基づき総務部が行うものとする。緊急事態が発生し、必要と認められた場合には緊急対策本部を設置し対応する。

4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

取締役会は、当社グループの取締役、執行役員、社員が共有する全社的な目標を定め、その目標達成のために各部門の具体的目標および効率的な達成の方法を定め、IT等を活用して定期的に進捗状況をレビューし、改善を促すことを内容とする、全社的な業務の効率化を実現するシステムを構築する。

5.当社および子会社からなる企業集団における業務の適正を確保するための体制

①当社は、当社および子会社からなるグループ全体の内部統制システム構築のため、社長を委員長とする内部統制対応プロジェクト委員会を設置し、グループ全体での取り組みを推進する体制を整備する。

②当社と子会社との間で締結される「経営管理契約」ならびに当社が定める「国内子会社経営管理運営細則」および「海外子会社経営管理運営細則」において、当社子会社に対し、子会社の経営状況について当社への定期的な報告を義務づけるとともに、子会社において発生した経営上の重要な事象について当社への都度の報告を義務づける。

③コンプライアンス委員会ならびに業務監査委員会は、グループ全体の業務の適正を確保するため、それぞれ法務コンプライアンス統括室および内部監査室を指揮し、当社グループ各社の社長ならびに担当窓口と連携して、グループ全体の業務の適正確保に努める。

6.監査等委員である取締役の職務を補助する使用人等に関する事項

①当社は、監査等委員である取締役の職務を補助すべき使用人として内部監査室の職員を配置する。

②内部監査室長は、監査計画の作成及び監査実施にあたり、監査等委員会及び会計監査人との意見交換を図り、効率的な監査の実施に努めるとともに、監査等委員である取締役が委員として参画する業務監査委員会を補佐し、同委員会に対し監査報告を行う。

③監査等委員会は、内部監査室所属の職員に監査業務に必要な事項を命令することができるものとし、監査等委員会より監査業務に必要な命令を受けた職員はその命令に関して、取締役(監査等委員である取締役を除く。)の指揮命令を受けないものとする。

④内部監査室の職員の評価及び異動については、事前に監査等委員会の意見を徴し、これを尊重するものとする。

7.取締役(監査等委員である取締役を除く。)および使用人が監査等委員会に報告をするための体制、その他監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制

①当社グループの取締役(監査等委員である取締役を除く。)または使用人は、当社の監査等委員会に対して、法定の事項に加え、当社および当社グループに重大な影響を及ぼす事項をすみやかに報告する。

②監査等委員である取締役は、当社グループの内部監査制度を統括する社長直轄の組織である業務監査委員会の委員として、内部監査室長から社内各部署の監査報告を受ける。また、監査等委員である取締役は、コンプライアンス委員会、CSR推進協議会に委員として出席する。

③当社グループの取締役(監査等委員である取締役を除く。)及び使用人は、当社の監査等委員会の求めに応じて、その職務の執行に関する事項の説明を行う。

④代表取締役社長と監査等委員会の定期的な意見交換の場を設ける。

⑤当社は、当社の監査等委員である取締役へ報告を行った当社グループの役職員に対し、当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを行うことを禁止し、その旨を当社グループの役職員に周知徹底する。

⑥当社は、監査等委員である取締役がその職務の執行について、当社に対し費用の前払い等の請求をしたときは、担当部署において審議の上、当該請求に係る費用または債務が当該監査等委員である取締役の職務の執行に必要でないと認められた場合を除き、速やかに当該費用または債務を処理する。

以上

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